Conditions générales d’utilisation – Lanceur d’Alerte

AVANT PROPOS

ICW® « In Compliance With® » est à la fois une marque déposée et une plateforme internet conçue par les Avocats ICW® et développée pour permettre à toute entreprise et tout organisme (« Entité ») de gouverner leurs problématiques liées à la conformité législatives et règlementaires (Loi Sapin II, RGPD …) et leur offrir une solution de lanceur d’alertes (« Plateforme »). ICW®.

En application de l’article 6 de la Loi Sapin II (Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique) :

« Un lanceur d’alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice graves pour l’intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance ».

Les présentes conditions générales d’utilisation (« CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions d’utilisation de la solution « Lanceur d’alerte » disponible sur la plateforme internet www.icw-france.fr (« Solution »).

Ces conditions d’utilisation sont susceptibles d’être modifiées ou complétées à tout moment.

La version des CGU qui vous est applicable est celle en vigueur à la date de votre Alerte. Les Utilisateurs sont invités à les consulter de manière régulière.

I – ALERTE

Une Alerte désigne toute dénonciation d’une situation et/ou d’un comportement d’une personne au sein d’une Entité transmise par l’Utilisateur via la Solution.

Une Alerte consiste notamment à révéler ou signaler :

  • Un crime ou un délit (les contraventions sont exclues sauf si le comportement et/ou les faits dénoncés entraînent un préjudice grave pour la collectivité).
  • Une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France,
  • Une violation grave et manifeste d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France,
  • Une violation manifeste de la loi ou du règlement,
  • Une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général.

II – UTILISATEUR

Un Utilisateur désigne toute personne procédant à une Alerte via la Solution, que cette personne bénéfice ou non du statut protecteur du lanceur d’alerte tel que défini par la Loi.

2.1 L’Utilisateur peut être :

  • un salarié ou un agent de la fonction publique au sein de l’Entité,
  • un collaborateur occasionnel ou extérieur à l’Entité, à savoir, notamment :
    – des intérimaires,
    – du personnel des prestataires de l’Entité (personnel d’entretien par exemple, personnel des restaurants d’entreprise).
    – toute autre partie tierce.

2.2 ICW® laisse le choix à l’Utilisateur :

  • soit de s’identifier
  • soit de rester anonyme

L’anonymat peut rendre plus difficile le traitement de son Alerte. ICW® informera alors l’Utilisateur souhaitant rester anonyme des éventuelles difficultés qu’elle rencontre dans le traitement de son Alerte.

III – LE BENEFICE DU STATUT DE LANCEUR D’ALERTE

Pour bénéficier de la protection garantie par la loi au lanceur d’alerte au sens de la Loi Sapin II (Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique), l’Utilisateur :

  • 3.1 doit procéder à une Alerte :
    – dont il a eu personnellement connaissance ; l’Utilisateur ne peut se fonder sur une rumeur, des suppositions ou des faits rapportés par un tiers ;
  • de bonne foi ; l’Utilisateur est considéré de « bonne foi » lorsqu’il communique des informations qu’il pense exactes, lui permettant de raisonnablement croire en la vérité des informations rapportées, même s’il apparaît ultérieurement qu’il s’agit d’une erreur. Si un Utilisateur réalise, après avoir fait part d’une Alerte, qu’il s’est trompé, il doit en informer immédiatement ICW®.
  • de manière désintéressée ; l’Utilisateur est considéré comme « désintéressé » lorsqu’il agit sans attente de contrepartie ou de compensation financière.

3.2 ne peut révéler des faits, informations ou documents, quels que soient leurs formes ou leurs supports, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client, sauf si ceux-ci lui appartiennent en propre, comme par exemple ses échanges avec son avocat ou ses informations médicales personnelles.

3.3 est tenu par une obligation de stricte confidentialité sauf en cas d’obligation légale et/ou d’injonction de l’autorité judiciaire ou administrative compétente. Il ne peut pas en conséquence, divulguer son Alerte à la presse, à l’autorité judiciaire (sauf s’il en reçoit l’injonction) ni aux ordres professionnels, dans un délai de 3 mois à compter du dépôt de son Alerte. A défaut, l’Utilisateur perd sa protection de lanceur d’alerte et pourrait faire l’objet de poursuites pénales mais encore être sanctionné disciplinairement.

3.4 Lorsqu’une procédure judiciaire ou assimilée (arbitrage, médiation, injonction, etc…) est imminente ou en cours contre l’Entité, l’Utilisateur ne peut pas bénéficier du statut de protection du lanceur d’alerte.

IV – PROCEDURE D’ALERTE

4.1 Le lancement de l’Alerte

4.1.1 L’Utilisateur est guidé dans l’enregistrement de son Alerte via la Solution par des champs à renseigner afin de la rendre la plus lisible et documentée possible.

4.1.2 L’Utilisateur décrit dans ces champs, aussi objectivement que possible et en détail, le contexte et le contenu donnant lieu à son Alerte. Il indique :

  • quand et comment il en a eu connaissance ;
  • dans la mesure du possible, il fournit les faits, informations (accompagnés des documents, quels que soient leurs formes ou leur supports, qui pourraient venir étayer son Alerte). En cas de doute sur un fait, l’Utilisateur spécifie qu’il s’agit de faits présumés comment le contacter ;
  • si à sa connaissance, au moment de la transmission de l’Alerte, une procédure judiciaire ou assimilée contre l’Entité (arbitrage, médiation, injonction, etc…) est imminente ou en cours.

4.1.3 A l’issue de l’enregistrement de son Alerte, l’Utilisateur doit confirmer, sur la Plateforme, qu’il a lu et qu’il accepte de respecter les présentes CGU. En cas de refus des présentes CGU, l’Alerte ne peut pas être traitée et l’Utilisateur ne peut pas valider l’Alerte.

4.1.5 Après validation par l’Utilisateur, ICW® horodate automatiquement l’Alerte.

4.2 Traitement de l’Alerte par les Avocats ICW®

4.2.1 Dans un délai de 2 jours ouvrés l’Utilisateur est informé de la bonne réception de son Alerte par ICW®. Ce délai peut être rallongé si la réponse à l’Utilisateur nécessite le recours à des services de traduction.

4.2.2 Une analyse préliminaire de l’Alerte est diligentée par l’un des Avocats ICW® (« Avocats ICW®) afin d’analyser si l’Utilisateur bénéficie de la garantie de la protection du statut du lanceur d’alerte. Dans ce cadre, des informations complémentaires peuvent lui être demandées.
4.2.3 Dans l’hypothèse où l’Utilisateur ne peut pas bénéficier de la garantie du statut protégé de lanceur d’alerte, pour l’une des raisons exposées au III ci-avant, ICW® l’en informe et lui demande s’il souhaite que son Alerte soit transmise au destinataire identifié au sein de l’Entité (« Destinataire ») qui est en charge de la poursuite de son traitement.

4.3.4 En cas de réponse positive ou lorsque l’Utilisateur bénéficie du statut protégé du lanceur d’alerte, l’Utilisateur est informé par ICW® de la transmission de son Alerte au Destinataire au sein de l’Entité.

4.3.5 Cette information et cette transmission clôturent le traitement de l’Alerte par ICW® qui conserve l’Alerte et l’ensemble des informations associées dans les conditions prévues dans les présentes CGU.

4.2.7 Les Avocats ICW® peuvent être mandatés par l’Entité pour l’accompagner dans la poursuite du traitement de l’Alerte et la mise en place de toute action nécessaire, dans le strict respect des règles de neutralité et de confidentialité exposées ci-après.

V – NEUTRALITE ET CONFIDENTIALITE

5.1 Le traitement d’une Alerte par les Avocats ICW® est réalisé de façon neutre, sans parti pris à l’encontre des personnes concernées et en toute confidentialité en application des règles déontologiques et légales qui gouvernent l’exercice de la profession d’avocat (Règlement intérieur national de la profession d’avocat). L’Utilisateur est informé que les Avocats ICW® interviennent en tant qu’avocats mandatés par l’Entité et/ou par ICW® et ne sont pas les avocats de l’Utilisateur.

5.2 Les éléments qui seraient de nature à identifier l’Utilisateur ne peuvent être divulgués par ICW® et/ou par le Destinataire qu’à l’autorité judiciaire ou qu’après avoir obtenu le consentement de l’Utilisateur. Si le refus par l’Utilisateur de divulguer son identité rend impossible le traitement de l’Alerte, ce dernier en est informé.

5.3 Des mesures particulières sont prises par ICW® et les Avocats ICW® afin d’assurer la confidentialité pendant le traitement de l’Alerte (rappel écrit des règles de confidentialité et des sanctions en cas de non-respect, emails sécurisés, etc.).

5.4 L’Utilisateur est également tenu par une obligation de stricte confidentialité conformément aux stipulations de l’article 3.3.

VI – ABSENCE DE REPRESAILLES – STATUT PROTEGE DU LANCEUR D’ALERTE

6.1 Des « représailles » consistent à écarter une personne d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation professionnelle ou à la sanctionner, la licencier, la menacer, la traiter de façon défavorable ou à prendre une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, contre elle notamment en matière de rémunération, de mesures d’intéressement ou de distribution d’actions, de formation, de reclassement, d’affectation, de nature des tâches, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat ou de mission de travail temporaire.

6.2 Aucun Utilisateur bénéficiant du statut protégé du lanceur d’alerte ne peut faire l’objet de représailles pour avoir déposé une Alerte ou participé à son traitement.

6.3 Tout Utilisateur bénéficiant du statut protégé du lanceur d’alerte et pensant faire l’objet de représailles pour avoir fait une Alerte ou participé à son traitement peut le signaler au Défenseur des Droits et/ou être accompagné par un avocat de son choix aux fins de le défendre, qui ne peut en aucun cas être un avocat ICW® au regard du nécessaire conflit d’intérêt.

VII – SANCTIONS

Tout Utilisateur de mauvaise foi ne bénéficie pas du statut protégé accordé au lanceur d’alerte et encourt les sanctions suivantes :

→ il peut faire l’objet d’une procédure disciplinaire allant jusqu’au licenciement pour faute grave voire lourde.

→ il peut être poursuivi pénalement, notamment, pour dénonciation calomnieuse et encourt à ce titre une peine maximale de 5 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende.

→ il engage sa responsabilité civile et peut être condamné à réparer le préjudice causé à toute personne, y incluant l’Entité, du fait de son Alerte.

VIII – CONSERVATION DES DONNEES DE L’ALERTE

Conformément aux dispositions légales en matière de rétention de documents, les données et informations fournies lors de l’Alerte ne sont conservées par ICW® que pour la durée nécessaire au traitement de l’Alerte qui dépend, d’une part, des données concernées, et, d’autre part, des suites données à l’Alerte :

  • les données qui ne sont pas nécessaires au traitement de l’Alerte ou à sa qualification sont détruites immédiatement ou archivées pour une durée de deux mois avant destruction ;
  • à la clôture par ICW® du traitement de l’Alerte pour quelque raison que ce soit, l’ensemble des informations et documents transmis lors de l’Alerte est archivé dans un délai maximum de 2 mois et détruit à l’issue de la durée légale de prescription de la responsabilité civile, sauf en cas de procédure disciplinaire ou de poursuites judiciaires qui seraient notifiées à ICW® avant ce délai ;
  • lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause par l’Alerte, les données sont conservées jusqu’au terme de ladite procédure avant d’être archivées et détruites à l’issue de la durée légale de prescription de la responsabilité civile.

IX – TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

9.1. Données personnelles traitées

9.1.1 Lors du dépôt de son Alerte, l’Utilisateur est amené à communiquer à ICW® des données personnelles le concernant ainsi que, le cas échéant, des données personnelles concernant la ou les personnes visées par l’Alerte et éventuellement toute personne pouvant fournir des informations nécessaires au traitement de l’Alerte.

Par l’acceptation des présentes CGU, vous confirmez avoir obtenu le consentement, après prise de connaissance desdites CGU, des personnes dont vous fournissez les données personnelles.

9.1.2 Les types de données personnelles pouvant être collectées et traitées par ICW® incluent notamment :

– L’identité, les fonctions et coordonnées de l’Utilisateur,
– L’identité, les fonctions et coordonnées des personnes visées par l’Alerte ou pouvant fournir des informations nécessaires à son traitement,
– Toute autre information communiquée volontairement par Utilisateur ou résultant du traitement d’une Alerte.

ICW® s’engage à ne collecter que des données à caractère personnel nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre.

9.2 Finalités

Le traitement de ces données personnelles a pour but de traiter les Signalements, de vérifier leur contenu et de prendre les mesures correctives s’imposant, le cas échéant.

9.3. Responsable du traitement et DPO

9.3.1 Tout traitement de données à caractère personnel est effectué sous la responsabilité de ICW® – 29 rue Chaudron 75010 Paris – contact@icw-france.fr

9.3.2 ICW a nommé un Délégué à la Protection des données en la personne de Mathilde DEFFRENNES – mdeffrennes@poggiavocats.com

9.4. Durée de conservation

Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation de documents, ICW® ne conserve les données que pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées dans les conditions exposées à l’article VII ci-avant.

9.5 Destinataires et sous-traitants

9.5.1 ICW® transmet aux Avocats ICW® les données personnelles des Utilisateurs nécessaires au traitement de l’Alerte par leurs soins. Les Avocats ICW®, en tant que sous-traitants d’ICW®, ne traiteront les données personnelles transmises que selon les instructions d’ICW® et conformément aux finalités prévues par les présentes CGU.

Pour tout traitement des données personnelles transmises par ICW® par les Avocats ICW® dans le cadre de leur activité d’avocat, notamment en cas de mission complémentaire confiée par l’Entité, les Avocats ICW® seront alors responsables de leur propre traitement et des obligations légales liées.

9.5.2 Dans le cadre de la transmission au Destinataire de l’Alerte, ICW® est susceptible de lui communiquer les données personnelles de l’Utilisateur et des personnes liées au Signalement. Cette transmission est notamment nécessaire aux Entités pour respecter leurs obligations légales (loi « Sapin II » du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique et loi du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance) et pour protéger leurs intérêts légitimes (respect de la loi et des principes éthiques de l’entreprise). Chaque Entité destinataire de données personnelles de la part d’ICW® est qualifiée de responsable du traitement de ces données et du respect des obligations légales liées.

9.5.3 Pour de plus amples informations concernant l’utilisation des données personnelles par tout autre responsable de traitement, l’Utilisateur est invité à se référer à la politique de confidentialité dudit responsable de traitement.

9.5.4 ICW® peut être amenée à divulguer des données à caractère personnel lorsque cette communication est nécessaire au respect d’une obligation légale, pour faire suite à la demande d’un tribunal ou si la communication de ces données est nécessaire à la poursuite d’une enquête ou d’une procédure opposable à ICW®.

9.6 Transferts vers un pays situé hors de l’Union européenne

ICW® ne procède à aucun transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l’Union européenne.

9.7 Sécurité

ICW® met en place des mesures physiques, logiques et organisationnelles permettant d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Utilisateurs, dans le respect des minima imposés par la CNIL ou l’ANSSI dans leurs guides, accessibles aux adresses suivantes :

9.8 Droits des Utilisateurs

Tout Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité des données qui le concernent et qui font l’objet d’un traitement ainsi que du droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication des données personnelles le concernant après son décès. Tout Utilisateur dispose également d’un droit de limitation ou d’opposition au traitement des données.

Pour exercer ses droits, l’Utilisateur adresse sa demande au DPO d’ICW®. Compte tenu de la sensibilité des informations contenues dans les Alertes et de l’importance de la confidentialité des données personnelles liées, l’Utilisateur joint à sa demande tout document lui permettant de justifier de son identité au DPO.

Si l’Utilisateur estime que le traitement auquel ICW® procède constitue une violation de ses droits, ICW® informe l’Utilisateur qu’il a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse https://www.cnil.fr.